Was Studien über die Dokumentenverarbeitung zeigen
Auf einen Blick
In Buchhaltung, Einkauf, Auftragsbearbeitung oder Schadenabteilung entscheidet ein Ablauf über Tempo und Kosten: der Dokumenteneingang.
Und der ist in vielen Unternehmen noch erstaunlich analog.
Rechnungen kommen per E-Mail, per Post und als Scan. 96 % der Unternehmen erhalten Rechnungen per E-Mail, 93 % zusätzlich per Briefpost.[1] Jemand öffnet, liest, tippt ab, prüft und leitet weiter. Dokument für Dokument.
Dabei ist das meiste davon Routine. Automatisch erkannt werden eingehende Dokumente trotzdem erst in jedem vierten Unternehmen.[2]
Mit dem schnell.digital AI Kit, der KI-Plattform für den Mittelstand, lest ihr Rechnungen, Lieferscheine, Formulare und Schadenmeldungen automatisch aus, prüft sie nach euren Regeln und übergebt sie an eure Systeme.
So landen Daten in Minuten dort, wo sie gebraucht werden, Abweichungen fallen sofort auf, und euer Team gewinnt wieder Zeit für das, was wirklich zählt:
Klären, entscheiden, verhandeln. Die Arbeit, für die ihr euer Team eingestellt habt.
Kommt euch das bekannt vor?
Montagmorgen, halb neun. Im Postfach der Buchhaltung warten über hundert neue E-Mails. Rechnungen als PDF, ein eingescannter Lieferschein, eine Gutschrift, zwei Zahlungserinnerungen. Dazu ein Stapel Briefpost auf dem Schreibtisch.
Und ihr wisst schon jetzt: Bis zum Mittag seid ihr damit beschäftigt, Rechnungsnummern, Beträge und Bestellnummern abzutippen. Eine nach der anderen.
Währenddessen ruft der Einkauf an, weil ein Lieferant nach seiner Zahlung fragt. Die Rechnung hängt seit zehn Tagen irgendwo in der Freigabe. Und die Skontofrist? Ist gestern abgelaufen.
Irgendwann stellt sich jedes Team dieselbe Frage: Warum tippen wir eigentlich Daten ab, die längst im Dokument stehen?
Dokumentenverarbeitung scheitert selten am Dokument. Sie scheitert am Ablauf dahinter.
In vielen Unternehmen sieht der Dokumenteneingang so oder so ähnlich aus: Postfach öffnen. Anhang öffnen. Lieferant suchen. Daten abtippen. Mit der Bestellung abgleichen. Zur Freigabe weiterleiten. Nachfragen. Ablegen ... Jeder Medienbruch kostet Zeit, und jede Übertragung von Hand ist eine Gelegenheit für einen Zahlendreher.
Und am nächsten Tag? Kommt der nächste Stapel. Kein Wunder, dass die Bearbeitung einer Eingangsrechnung im Schnitt 8,2 Tage dauert.[3] Die effizientesten Unternehmen schaffen es in 2,9 Tagen.
Routine, die Zeit frisst und Fehler begünstigt. Routine, die Geld kostet, weil Fristen verstreichen. Und Routine, die eure erfahrensten Leute an Aufgaben bindet, die niemand gern macht. Denn während euer Team abtippt, bleiben Klärungsfälle, Lieferantenfragen und Abschlüsse liegen.
Automatisch erkannt werden eingehende Dokumente erst in jedem vierten Unternehmen.[2]
Das kostet mehr als Zeit. Verpasste Skontofristen, Mahngebühren und doppelt erfasste Rechnungen landen direkt in eurer GuV. Gleichzeitig steigt der Druck im Team: Ein paar Tage Urlaub oder Krankheit reichen, und der Eingang staut sich.
Dabei sollten erfahrene Kolleginnen und Kollegen in Buchhaltung und Sachbearbeitung Abweichungen klären, mit Lieferanten sprechen und Abschlüsse vorbereiten. Und nicht zum hundertsten Mal eine Rechnungsnummer abtippen.
Genau deshalb lohnt es sich kaum noch, jedes Dokument von Hand zu erfassen. Warum auch, wenn ein KI-Modell Rechnungen, Lieferscheine und Formulare ausliest, nach euren Regeln prüft und eurem Team nur das vorlegt, was eine Entscheidung braucht?
Genau darum geht es hier. Genau dafür haben wir schnell.digital AI Kit entwickelt.
Tage bis zur Buchung
Öffnen, abtippen, abgleichen, freigeben: Jede Eingangsrechnung durchläuft dieselben Handgriffe, im Schnitt 8,2 Tage lang.[3]
Fast jede fünfte Rechnung ist ein Ausnahmefall
Fehlende Bestellnummer, abweichender Betrag, falscher Empfänger: 18,4 % der Rechnungen müssen von Hand geklärt werden.[3]
Viel Papier im Alltag
Bei 58 % der Unternehmen läuft mindestens die Hälfte der Büro- und Verwaltungsprozesse noch auf Papier.[2]
Viele Unternehmen versuchen es so:
- –Eine zentrale Adresse für Rechnungen, deren Eingang dann doch wieder jemand von Hand abarbeitet
- –Texterkennung mit festen Vorlagen, die für jedes neue Lieferanten-Layout angepasst werden muss
- –Excel-Listen, in denen Eingänge, Freigaben und Fristen nachgehalten werden
Andere setzen auf Insellösungen: ein Werkzeug für Rechnungen, eines für Verträge, eines für Formulare. Jedes beschleunigt einen Schritt, das eigentliche Problem bleibt:
Das Wissen, was mit einem Dokument passieren soll, steckt in Köpfen, Checklisten und E-Mail-Verläufen.
Und genau das ist das Grundproblem im Dokumenteneingang.
Denn solange jemand jedes Dokument lesen, verstehen und einordnen muss, bleibt der Ablauf langsam. Egal wie viele Werkzeuge ihr hinzufügt.
Was wäre, wenn:
- jedes Dokument beim Eingang automatisch gelesen und eingeordnet wird
- Angaben wie Lieferant, Beträge und Bestellnummer strukturiert vorliegen
- Abweichungen sofort auffallen und mit allen Informationen bei der richtigen Person landen
Denn der entscheidende Gedanke ist oft dieser:
Die Informationen stehen längst im Dokument. Wir holen sie nur von Hand heraus. Excel ist kein System, Copy-Paste kein Prozess.
Was fehlt, ist ein Ablauf, der Dokumente liest, prüft und weitergibt und euer Team nur dann einbezieht, wenn es wirklich zählt.
Stellt euch mal vor ...
Es gäbe jemanden, der jede eingehende Rechnung, jeden Lieferschein und jede Schadenmeldung liest, bevor euer Team den ersten Kaffee getrunken hat?
Jemanden, der Beträge mit der Bestellung abgleicht, fehlende Angaben bemerkt und Fristen im Blick behält?
Und jemanden, der euch nur das vorlegt, was eine Entscheidung braucht, mit allen Informationen auf einen Blick?
Jemanden wie das schnell.digital AI Kit, das im Hintergrund mitarbeitet.
Genau darum geht es hier.
Genau dafür haben wir schnell.digital AI Kit entwickelt.
schnell.digital AI Kit in der Dokumentenverarbeitung
Euer Ergebnis nach wenigen Wochen
Mit schnell.digital AI Kit verändert sich euer Dokumenteneingang spürbar:
Dokumente sind in Minuten erfasst
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare werden beim Eingang automatisch gelesen und eingeordnet. Die Daten sind in Minuten dort, wo sie gebraucht werden, auch an Tagen mit vollem Postfach.
Euer Team kümmert sich um die Ausnahmen
Abgleich und Prüfung laufen automatisch. Eure Mitarbeitenden bearbeiten nur noch die Fälle, die eine Entscheidung brauchen. Das reduziert Zahlendreher und den Druck im Team.
Fristen und Skonti im Griff
Weil Rechnungen schneller durchlaufen, bleiben Skontofristen erreichbar, und Lieferanten erhalten ihr Geld pünktlich. Das spart bares Geld und stärkt eure Position in der nächsten Verhandlung.
Kurz gesagt:
- – Dokumente werden automatisch gelesen und eingeordnet
- – euer Team wird deutlich entlastet
- – Abweichungen fallen sofort auf
- – Durchlaufzeiten sinken, Skonti bleiben erreichbar
Und vor allem:
Euer Dokumenteneingang ist kein Engpass mehr. Er läuft einfach.
schnell.digital AI Kit entlastet dort, wo im Dokumenteneingang die meiste Zeit verloren geht.
Wie schnell.digital AI Kit konkret eingreift
Unsere KI-Workflow-Automatisierung liest eingehende Dokumente automatisch, erkennt die Dokumentart und übernimmt die relevanten Angaben in strukturierter Form.
Euer Team erfasst Dokumente nicht mehr von Hand. Es prüft vorbereitete Daten, Abweichungen und klare Entscheidungsvorlagen.
Die Grundlage dafür sind Informationen, die ihr längst im Unternehmen habt:
- Bestellungen und Lieferantenstammdaten
- Freigaberegeln und Zuständigkeiten
- Kontierungs- und Prüfvorgaben
- Erfahrungswissen eurer Buchhaltung und Sachbearbeitung
schnell.digital AI Kit nutzt diese Informationen, um jedes Dokument einzuordnen und zu prüfen.
So werden Dokumente schneller erfasst, abgeglichen und weitergegeben, ohne Abtippen, Suchen oder Nachfragen.
Gleichzeitig lassen sich typische Abläufe klar definieren:
Welche Dokumentart wird wie behandelt?
Welche Angaben werden geprüft?
Wann läuft ein Vorgang automatisch weiter, und wann entscheidet ein Mensch?
All das beschreibt ihr in verständlicher Sprache, ohne zu programmieren.
Euer Ergebnis:
Deutlich weniger Abtippen. Weniger Klärungsfälle, die zu spät auffallen. Und ein Dokumenteneingang, der auch an vollen Tagen nicht ins Stocken gerät.
Pilot in 6 bis 8 Wochen. Ohne Tool-Chaos. Ohne IT-Großprojekt.
So wird aus dem Dokumentenstapel ein klar strukturierter Ablauf
01
Analyse eures Dokumenteneingangs
Gemeinsam schauen wir uns an, welche Dokumente bei euch eingehen, welche Angaben ihr braucht und nach welchen Regeln geprüft wird. Daraus beschreiben wir den Ablauf in schnell.digital AI Kit.
02
Einrichtung des Workflows
Ein KI-Workflow liest jedes Dokument beim Eingang, gleicht die Angaben ab und übergibt sie an euer System. Unklare Fälle landen über einen Freigabe-Schritt bei eurem Team.
03
Pilotieren, messen, optimieren
Wir starten mit einer klar abgegrenzten Dokumentart, messen Durchlaufzeit und Klärungsquote und verbessern den Ablauf Schritt für Schritt, bis er im Alltag wirklich trägt.
Pilot in 6 bis 8 Wochen ab Projektstart.
So sieht das im AI Kit aus
Ein Workflow für eure Eingangsrechnungen, beschrieben in eigenen Worten
Im schnell.digital AI Kit, der KI-Plattform für den Mittelstand, beschreibt ihr, was mit eingehenden Rechnungen passieren soll. Daraus entsteht ein Workflow: Er liest jede Rechnung, gleicht Lieferant, Beträge und Bestellnummer mit der Bestellung ab und legt Abweichungen eurem Team zur Freigabe vor. Im Posteingang seht ihr, welche Fälle auf euch warten.
Eure Beschreibung
Wenn im Rechnungspostfach eine E-Mail mit Rechnung eingeht, lies Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Bestellnummer aus. Gleiche die Angaben mit der Bestellung ab und lege mir Abweichungen zur Freigabe vor.
Daraus wird ein Workflow: auslesen, abgleichen, Abweichungen zur Freigabe
Beispiel aus der Versicherung
Schadenmeldungen vorqualifizieren
Allein in der Kfz-Versicherung wurden 2024 rund 9 Millionen Schäden gemeldet, in der Schaden- und Unfallversicherung insgesamt über 25 Millionen.[4] Hinter jeder Meldung stehen Formulare, Fotos, Rechnungen und Gutachten. Bei 60 % der befragten Versicherer werden heute 10 bis 30 % der Standardschäden automatisiert bearbeitet, 58 % wollen bis 2030 auf 50 bis 100 % kommen.[5]
Die Entscheidung über einen Schaden trifft eure Sachbearbeitung. Das wünschen sich auch die Kunden: 59 % möchten nicht, dass KI die endgültige Zusage gibt.[5] Das AI Kit bereitet deshalb vor, und ein Freigabe-Schritt sorgt dafür, dass nichts ohne Prüfung rausgeht.
Meldung geht ein
Per E-Mail, Formular oder Upload, mit Fotos, Rechnungen und Gutachten im Anhang.
Angaben werden ausgelesen
Versicherungsnummer, Schadenart, Datum, Ort und Beträge landen strukturiert im Vorgang.
Vollständigkeit wird geprüft
Fehlen Unterlagen, entsteht ein Entwurf für die Nachforderung, den eure Sachbearbeitung nur noch freigibt.
Fall wird vorqualifiziert
Schadenart und Dringlichkeit bestimmen, an welches Team der Fall geht. Einfache Fälle liegen entscheidungsreif vor.
Vorher und nachher: Dokumentenverarbeitung mit dem schnell.digital AI Kit
| ❌ Ausgangssituation | Mit schnell.digital AI Kit | ✓ Ergebnis |
|---|---|---|
| Rechnungen und Formulare werden von Hand abgetippt | Das KI-Modell liest Dokumente beim Eingang aus und übernimmt die Angaben strukturiert | Daten sind in Minuten erfasst, Zahlendreher werden seltener |
| Abweichungen fallen erst bei der Zahlung auf | Beträge, Mengen und Bestellnummern werden automatisch mit der Bestellung abgeglichen | Klärungsfälle landen sofort mit allen Informationen bei der richtigen Person |
| Dokumente liegen in Postfächern und auf Stapeln | Jedes Dokument wird nach Art und Dringlichkeit eingeordnet und weitergeleitet | Nichts geht verloren, Fristen bleiben im Blick |
| Unvollständige Schadenmeldungen erzeugen Rückfrage-Schleifen | Fehlende Unterlagen werden erkannt, ein Entwurf für die Nachforderung liegt zur Freigabe bereit | Fälle sind schneller entscheidungsreif |
| Kein Überblick, was der Dokumenteneingang wirklich kostet | Läufe, Dauer und Verbrauch jeder Automation in den Metriken, Protokoll je Lauf | Ihr seht, was läuft, und optimiert auf Basis echter Zahlen |
Was kostet es euch, schnell.digital AI Kit NICHT zu nutzen?
Die eigentliche Frage lautet:
Was kostet es euch, wenn ihr weiterhin jedes Dokument von Hand erfasst?
Rechnet mit euren Zahlen:
Kosten der manuellen Erfassung
Beispielrechnung mit AnnahmenKosten der manuellen Erfassung pro Jahr
54.000 €
Dokumente × 12 Monate × Minuten ÷ 60 × Stundensatz
Das entspricht rund 1.200 Arbeitsstunden pro Jahr.
Richtwert: Automatisierte Rechnungsverarbeitung senkt die Prozesskosten gegenüber Papier laut Billentis in den meisten Fällen um 60 bis 80 %.[6]
Alle vorbelegten Werte sind Annahmen. Tragt eure eigenen Zahlen ein. 1.500 Dokumente im Monat, 4 Minuten je Dokument und 45 € je Stunde sind eigene Annahmen. Euren Stundensatz kennt euer Controlling.
Wie viel davon wegfällt, hängt davon ab, welche Dokumente sich bei euch automatisch erfassen lassen. Genau das klären wir im Pilot.
Und das ist nur die Erfassung.
Der unterschätzte Hebel: verpasste Skonti
Beispielrechnung mit Annahmen:
- 5 Mio. € Einkaufsvolumen auf Rechnung pro Jahr (Annahme)
- 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen (Annahme)
- 30 % der Rechnungen verpassen die Skontofrist (Annahme)
Das entspricht rund 30.000 € verschenktem Skonto pro Jahr.
Und warum verstreichen Skontofristen? Weil Rechnungen zu lange unterwegs sind. Oder in Zahlen gesprochen:
Die effizientesten Unternehmen bearbeiten eine Eingangsrechnung in 2,9 Tagen, alle anderen brauchen im Schnitt 13,5 Tage.[3]
Und noch eine Dimension, die viele unterschätzen:
Jede Ausnahme bedeutet Suchen, Nachfragen und Abstimmen.
Die Folge: Klärungsaufwand. Eine Beispielrechnung mit Annahmen:
- 18.000 Eingangsrechnungen pro Jahr (Annahme)
- 18,4 % davon landen als Ausnahme in der manuellen Klärung.[3]
- 20 Minuten Klärung je Ausnahme bei 45 € je Arbeitsstunde (Annahme)
Das entspricht rund 50.000 € pro Jahr.
rund 134.000 €
pro Jahr, mit den Annahmen dieser Beispielrechnung (54.000 € Erfassung, 30.000 € Skonto, 50.000 € Klärung)
Setzt eure eigenen Werte ein. Das Muster bleibt: Abtippen kostet doppelt, in der Erfassung und bei den Fristen.
Diese Kosten sind keine Theorie.
Sie stehen letztlich in eurer GuV.
Und sie steigen mit jedem zusätzlichen Dokument.
So könnte euer Dokumenteneingang mit schnell.digital AI Kit aussehen ...
Tagesstart
Ihr startet in den Tag und der Eingang ist schon sortiert. Über Nacht eingegangene Rechnungen, Lieferscheine und Formulare sind gelesen, eingeordnet und mit den Bestellungen abgeglichen. Euer Team sieht auf einen Blick, welche Fälle eine Entscheidung brauchen. Der Rest läuft bereits.
Eingangsrechnung
Ein Lieferant schickt seine Rechnung als PDF. Und ihr? Müsst nichts mehr abtippen. Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge und Bestellnummer sind in Sekunden erfasst, der Abgleich mit der Bestellung passt, die Rechnung geht direkt in die Freigabe.
Abweichung erkannt
Plötzlich meldet sich der Workflow: Bei einer Rechnung weicht die Menge von der Lieferung ab. Noch bevor jemand zahlt, liegt der Fall mit Bestellung, Lieferschein und Rechnung bei der zuständigen Kollegin.
Schadenmeldung
In der Schadenabteilung geht eine Meldung mit Fotos und Kostenvoranschlag ein. Die Angaben sind ausgelesen, nur das Gutachten fehlt noch. Der Entwurf für die Nachforderung liegt schon bereit, die Sachbearbeitung gibt ihn mit einem Klick frei.
Urlaubszeit
Zwei Kolleginnen sind im Urlaub. Früher hätte sich der Eingang jetzt über Tage gestaut. Heute läuft die Routine weiter, und die Vertretung kümmert sich nur um die Fälle, die wirklich jemanden brauchen.
Ergebnis
Und plötzlich läuft euer Dokumenteneingang rund: Weniger Abtippen. Weniger Klärungsfälle. Weniger verpasste Fristen. Stattdessen: Saubere Daten. Pünktliche Zahlungen. Und ein Team, das wieder Zeit für die wichtigen Aufgaben hat.
Wie viel Geld verliert ihr, weil ihr Dokumente noch von Hand erfasst?
Der 5-Minuten-Prozess-Check zeigt euch, ob in eurem Dokumenteneingang ungenutztes Potenzial steckt und wie ihr euer Team durch KI-Automatisierung entlasten könnt.
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