Question 1

Was bringt KI-Automatisierung im Mittelstand konkret?

Accepted Answer

KI-Automatisierung entlastet Fachabteilungen von wiederkehrenden, manuellen Tätigkeiten und gibt Mitarbeitenden Zeit für wertschöpfende Arbeit zurück. Typische Einsatzbereiche im Mittelstand sind die automatische Bearbeitung von Standardanfragen, KI-gestützte Dokumentenerstellung, sofortiger Zugriff auf internes Firmenwissen und automatische Datenübertragung zwischen Systemen. In Kundenprojekten von schnell.digital zeigt sich durchschnittlich 30–50 % weniger manuelle Bearbeitungszeit bei den automatisierten Prozessen – branchenübergreifend, von Maschinenbau und Fertigung bis hin zu Dienstleistung und Verwaltung. Entscheidend ist dabei nicht die Technologie selbst, sondern ob sie sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe einfügt. Deshalb arbeiten die Lösungen im Hintergrund vorhandener Systeme – ohne neues Tool, ohne Einarbeitung, ohne Umstellung im Tagesgeschäft. Die Umsetzung ist vollständig DSGVO-konform und erfolgt ausschließlich auf EU-Servern.

Question 2

Wie viel Zeit spart Prozessautomatisierung mit KI?

Accepted Answer

In Projekten von schnell.digital sparen Mitarbeitende durchschnittlich 4–8 Stunden pro Woche bei den automatisierten Prozessen. Hochrepetitive Aufgaben wie Anfragenbearbeitung, Dokumentenerstellung oder Datenübertragungen erreichen 50–70 % Zeitersparnis. Prozesse, die teilweise menschliches Urteil erfordern – etwa Qualitätsprüfung oder Einzelfallbewertung –, liegen bei 20–30 % Entlastung. Die erste messbare Wirkung zeigt sich typischerweise nach 6-12 Wochen, wenn der erste automatisierte Prozess produktiv läuft. Ab diesem Zeitpunkt baut sich der Effekt mit jedem weiteren automatisierten Ablauf auf. Auf Teamebene bedeutet das: Wo vorher drei Vollzeitkräfte mit manueller Bearbeitung gebunden waren, können diese Kapazitäten in Kundenkontakt, Problemlösung und strategische Arbeit fließen – die Aufgaben, für die Fachkräfte eigentlich eingestellt wurden.

Question 3

Ist KI-Automatisierung DSGVO-konform und sicher?

Accepted Answer

Ja – wenn sie richtig umgesetzt wird. Bei schnell.digital ist DSGVO-Konformität Grundvoraussetzung, kein Zusatzfeature. Alle KI-Lösungen laufen auf EU-Servern. Unternehmensdaten verlassen zu keinem Zeitpunkt den definierten Bereich. Auf Wunsch wird die gesamte Lösung On-Premise in der eigenen Infrastruktur betrieben. Jedes Projekt beginnt mit einer Datenschutz-Analyse, in der gemeinsam festgelegt wird, welche Daten verarbeitet werden, wo sie gespeichert werden und wer Zugriff hat. Auf Wunsch stellt schnell.digital die notwendigen Unterlagen für interne Compliance-Prüfungen und externe Audits bereit.

Question 4

Braucht man für KI-Automatisierung eine eigene IT-Abteilung?

Accepted Answer

Nein. Die KI-Lösungen von schnell.digital richten sich gezielt an Fachabteilungen – nicht an IT-Teams. Mitarbeitende beschreiben ihre Arbeitsabläufe in eigenen Worten. Daraus wird die technische Lösung entwickelt. Kein Code oder keine technische Vorbildung ist von Ihrer Seite aus nötig. Die fertige Automatisierung läuft im Bestfall im Hintergrund bestehender Systeme. Auch nach der Einführung muss kein internes KI-Know-how aufgebaut werden – Wartung, Support und Weiterentwicklung sind fester Bestandteil des Angebots und werden vom schnell.digital-Team übernommen. In über 75 abgeschlossenen Digitalisierungsprojekten seit 2017 hat schnell.digital mit mittelständischen Unternehmen im DACH-Raum gearbeitet, die teils weder eigene IT-Abteilung noch Vorerfahrung mit KI hatten.

Question 5

Wie lange dauert die Einführung von KI-Automatisierung im Unternehmen?

Accepted Answer

Vom Strategie-Gespräch bis zum produktiven Pilotprojekt vergehen typischerweise 8-12 Wochen. Der Ablauf bei schnell.digital: In einem kostenlosen 30-Minuten-Strategie-Gespräch wird gemeinsam identifiziert, wo Automatisierung den größten Effekt hätte. Innerhalb von 1–2 Wochen folgt ein konkretes Konzept mit Zeitplan, Kosten und erwarteter Ersparnis – als Entscheidungsgrundlage, nicht als Verpflichtung. Die Umsetzung des ersten Prozesses dauert in der Regel 4-6 Wochen. Komplexere Projekte mit mehreren Systemen und Abteilungen benötigen 3-4 Monate. Entscheidend: Ergebnisse zeigen sich nicht erst nach Monaten, sondern ab dem ersten automatisierten Prozess. Viele Kunden starten mit einem überschaubaren Pilotprojekt und skalieren anschließend schrittweise auf weitere Abläufe und Abteilungen.

Question 6

Was kostet KI-Automatisierung für mittelständische Unternehmen?

Accepted Answer

Ein typisches Pilotprojekt bei schnell.digital startet im niedrigen fünfstelligen Bereich. Die genauen Kosten hängen von drei Faktoren ab: Komplexität der zu automatisierenden Prozesse, Anzahl der eingebundenen Systeme und ob Cloud- oder On-Premise-Betrieb gewünscht ist. Wichtiger als die absolute Investition ist die Amortisation: In den meisten Projekten trägt sich die Lösung innerhalb von 4–6 Monaten durch eingesparte Arbeitszeit und schnellere Durchlaufzeiten. Im kostenlosen 30-Minuten-Strategie-Gespräch wird gemeinsam durchgerechnet, welche Ersparnis realistisch ist – mit konkreten Zahlen statt Schätzungen. Laufende Kosten für Wartung, Support und Weiterentwicklung sind transparent und planbar, ohne versteckte Lizenzkosten oder nachträgliche Aufschläge. Alle Kostenbestandteile werden vor Projektstart schriftlich fixiert.

Question 7

Funktioniert KI-Automatisierung mit unseren bestehenden Systemen?

Accepted Answer

Ja. schnell.digital entwickelt Lösungen, die sich in vorhandene Systemlandschaften einfügen – nicht umgekehrt. Die Automatisierung wird an bestehende ERP-, CRM- und Fachsysteme angebunden, sodass Daten automatisch dorthin fließen, wo sie gebraucht werden. In über 75 Projekten hat schnell.digital mit den unterschiedlichsten IT-Landschaften gearbeitet. Voraussetzung ist lediglich, dass die Systeme eine Schnittstelle (API) bieten oder sich über Standardformate wie CSV, XML oder Datenbank-Zugriffe anbinden lassen. In einem kostenlosen Strategie-Gespräch wird gemeinsam geprüft, welche Systeme betroffen sind und wie die Integration technisch umgesetzt werden kann. Das Ergebnis: Eure Mitarbeitenden arbeiten weiter in den gewohnten Systemen – die KI läuft unsichtbar im Hintergrund.

Question 8

Welche Prozesse eignen sich am besten für KI-Automatisierung?

Accepted Answer

Am besten geeignet sind Prozesse, die häufig vorkommen, einem wiederkehrenden Muster folgen und aktuell manuell bearbeitet werden. Typische Beispiele aus Kundenprojekten von schnell.digital: die Beantwortung von Standardanfragen per E-Mail oder Telefon, die Erstellung von Angeboten, Berichten oder Zusammenfassungen, das Zusammensuchen von Informationen aus verschiedenen Quellen und die Übertragung von Daten zwischen Systemen. Als Faustregel gilt: Wenn ein Prozess mehr als fünfmal pro Woche vorkommt und jedes Mal ähnlich abläuft, lohnt sich eine Automatisierung fast immer. Im Prozess-Potenzial-Check von schnell.digital lässt sich in drei Minuten ermitteln, welche Abläufe im eigenen Unternehmen das größte Automatisierungspotenzial haben – kostenlos und ohne Verpflichtung.

Question 9

Was unterscheidet maßgeschneiderte KI-Lösungen von ChatGPT und Standard-Tools?

Accepted Answer

Standard-Tools wie ChatGPT sind für allgemeine Aufgaben gebaut – sie kennen weder eure Unternehmensdaten noch eure internen Abläufe. Maßgeschneiderte KI-Lösungen von schnell.digital werden dagegen auf eure spezifischen Prozesse, Dokumente und Systeme trainiert. Der Unterschied zeigt sich in drei Bereichen: Erstens arbeiten maßgeschneiderte Lösungen mit eurem Firmenwissen und liefern Antworten auf Basis eurer tatsächlichen Daten – nicht auf Basis von Internet-Trainingsdaten. Zweitens laufen sie im Hintergrund eurer bestehenden Systeme und greifen direkt auf ERP, CRM oder Fachsysteme zu, statt als separates Tool zu existieren. Drittens sind sie DSGVO-konform auf EU-Servern gehostet, während bei vielen Standard-Tools Unternehmensdaten auf US-Servern verarbeitet werden. Kurz: Standard-Tools sind Werkzeuge, maßgeschneiderte Lösungen sind Mitarbeiter.

Weniger Routinearbeit. Mehr Zeit für eure Kunden.

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