Ein alltägliches Bild in vielen Büros: Der Dokumentenstapel auf dem Schreibtisch. Rechnungen, Verträge, Angebote – alle im PDF-Format, alle etwas anders strukturiert. Jemand muss sie prüfen, kategorisieren, die wichtigen Daten raustippen, in mehrere Systeme eintragen.
Das ist nicht die Arbeit, wegen der Leute gerne arbeiten gehen.
Was wäre, wenn diese Dokumente sich selbst richtig einsortieren würden – und dabei auch noch die relevanten Daten automatisch extrahieren?
Das Problem der manuellen Dokumentenverarbeitung
Dokumentenverarbeitung ist in vielen Unternehmen ein stiller Energie-Killer. In der Praxis zeigt sich das so:
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Manuelle Sortierung: Jemand sitzt da und liest Dokumente. “Das ist eine Rechnung von Lieferant A, muss ins Rechnungssystem.” – “Das ist ein Vertrag, muss ins Compliance-Archiv.” – Alle paar Minuten die gleiche monotone Entscheidung.
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Tippfehler und Falschablage: Es passiert regelmäßig. Rechnungsnummer falsch abgetippt, Dokument im falschen Ordner abgelegt. Dann sitzt jemand anderes eine Woche später fest, weil die Information nicht auffindbar ist.
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Prozesse ohne Sichtbarkeit: Wann eine Rechnung eingegangen ist, wer sie bearbeitet hat, ob sie bezahlt wurde – vieles wird manuell erfasst oder überhaupt nicht. Das führt zu Unklarheiten.
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Ressourcenverschwendung: Die Person, die Dokumente sortiert, könnte anderen Aufgaben nachgehen – Tätigkeiten mit echtem Mehrwert. Stattdessen verbringt sie Zeit mit der manuellen Verarbeitung von PDFs.
Wie könnte es anders laufen?
Stellt euch vor: Ein System, das ein Dokument ansieht und versteht. “Das ist eine Rechnung von XY, vom 15.3., Betrag 2.500 Euro, Rechnungsnummer: …” Und das Dokument wird automatisch abgelegt, indexiert, alle Daten sind in eurem System verfügbar.
Das funktioniert mit KI-Automatisierung. Nicht mit starren Regeln, sondern mit echter Spracherkennung, die Dokumente verstehen kann – egal, wie unterschiedlich sie formatiert sind.
Wie das konkret funktioniert
Dokument kommt rein Ob gescannte Rechnung, PDF von der Website eines Lieferanten, E-Mail mit Anhang – alles wird erfasst.
KI analysiert das Dokument Sie versteht, was es ist. Nicht weil es “auf Position X den Text Y hat”, sondern weil sie echtes Verständnis hat: “Das ist eine Rechnung, von dem Lieferanten, für diese Dienstleistung.”
KI extrahiert Daten Alle relevanten Informationen werden automatisch ausgelesen: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant, vielleicht auch: zu welchem Projekt gehört das, wer sollte das genehmigen?
Automatische Klassifizierung und Weiterleitung Das Dokument geht an die richtige Stelle: ins Rechnungssystem, ins Archiv, zum richtigen Genehmiger – automatisch und nachverfolgbar.
Alles läuft auf Vectense, unserer Plattform. Kein Programmieren, nicht starre Regeln – euer Team beschreibt die Prozesse, wie es sie kennt, und die Plattform macht die Automatisierung.
Was verändert sich konkret für euch?
In der Praxis zeigen sich diese Verbesserungen:
Weniger Routine-Arbeit Die Person, die bisher Dokumente sortiert, kann echte Arbeit machen. Lieferantenmanagement, Kostenoptimierung, Prozessverbesserung – Aufgaben, die Mehrwert bringen.
Höhere Datenqualität KI macht keine Schreibfehler. Das heißt: Eure Datenqualität steigt enorm. Auswertungen sind zuverlässiger, externe Systeme funktionieren besser.
Volle Nachverfolgbarkeit Jedes Dokument hinterlässt eine Spur durch euer System. Es ist jederzeit sichtbar: Wann kam es rein? Wer hat es bearbeitet? Wo ist es gerade? Das ist nicht nur praktisch – es ist auch für Audits wertvoll.
Schnellere Prozesse Wenn ein Dokument nicht erst einen Tag im Sortier-Backlog liegt, bevor es verarbeitet wird, gehen Zahlungen schneller raus und Anfragen werden zügiger bearbeitet.
Warum schnell.digital hier die richtige Wahl ist
Mit Erfahrung aus 75+ Projekten weiß das Team: Dokumentenverarbeitung sieht einfach aus, aber jedes Unternehmen macht es anders. Unterschiedliche Kategorien, unterschiedliche Extraktionen, unterschiedliche Weiterleitungslogik.
Das ist der Grund, warum schnell.digital nicht einfach “eine Dokumenten-Software” anbietet – sondern eure Lösung baut. Mit Vectense beschreibt euer Team die Prozesse, wie sie sind. Das System setzt das um.
DSGVO-konform. EU-gehostet. Eure Dokumente und Daten bleiben bei euch – auf Wunsch komplett On-Premise, ausschließlich in eurer Hand.
Von der ersten Analyse bis zum Live-Betrieb und darüber hinaus: schnell.digital begleitet euch. Gemeinsam werden die Prozesse kontinuierlich optimiert.
Der erste Schritt
Wenn ihr wissen wollt, wo bei euch die meiste Zeit in Dokumentenverarbeitung draufgeht – unser kostenloser Prozess-Potenzial-Check zeigt euch in 3 Minuten, wo ihr die größten Hebel habt.