Wie könnte man HR-Anfragen beantworten, ohne dass das Team jedes Mal alles nachschlagen muss?
Jeder Tag das gleiche Spiel: Ein HR-Mitarbeiter sitzt im E-Mail-Postfach. “Wie viel Urlaub habe ich noch?” – “Wie funktioniert die Krankmeldung?” – “Wann wird abgerechnet?” Die hundertste Frage nach dem gleichen Thema kommt um 15:00 Uhr an.
Parallel sitzt im gleichen Team jemand, der Talentmanagement aufbauen könnte, Karrierewege entwickeln, die Unternehmenskultur stärken. Aber dafür hat die Person einfach keine Zeit.
Das Problem im HR-Alltag
In vielen Unternehmen zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: HR-Teams arbeiten wie eine Feuerwehr – ständig damit beschäftigt, Standardfragen-Brände zu löschen.
Das Typische im Alltag:
- Urlaubsfragen: “Wie viel Resturlaub habe ich?” – “Zählt mein Urlaub in die Elternzeit?”
- Richtlinien und Regeln: Arbeitszeitmodelle, Telearbeit, Spesenabrechnungen – alles muss immer wieder erklärt werden
- Prozessklarheit: “An wen stelle ich meinen Antrag?” – “Wo finde ich das Formular?”
- Datenschutz und Compliance: Viele Antworten brauchen Konzentration, weil sie präzise sein müssen
Das Ergebnis: HR-Teams verbrennen Energie für Routinen, statt sich strategischen Aufgaben zu widmen.
Eine andere Lösung
Was passiert, wenn HR-Anfragen automatisch beantwortet werden – nicht durch einen billigen Bot, sondern durch eine KI-Lösung, die euer Unternehmen wirklich versteht?
Die KI durchsucht dabei alle eure Dokumente: Betriebsvereinbarungen, Handbücher, interne Richtlinien, sogar eure Best Practices. Wenn jemand fragt “Was ist mit meinem Urlaub in der Elternzeit?”, findet die KI nicht nur eine Regel – sondern die richtige Antwort für euer Unternehmen, basierend auf dem, was ihr wirklich vereinbart habt.
Das läuft auf Vectense, unserer Plattform. Euer HR-Team beschreibt die Prozesse in euren eigenen Worten – keine Programmierung, keine Komplexität.
So funktioniert’s konkret
Mitarbeiter stellt eine Frage Im Intranet, per Mail, über einen Chatkanal – die Frage kommt an.
KI analysiert und antwortet Die KI versteht sofort, worum es geht. Sie sucht in euren Dokumenten, euren Richtlinien, euren Entgeltrahmen. Wenn die Antwort eindeutig ist, gibt sie sie sofort – mit Quellenangabe.
Komplexes geht an die Profis Braucht es einen echten Entscheidungsprozess? Dann leitet die KI an den richtigen HR-Mitarbeiter weiter – mit vollständigem Kontext, sodass dieser nicht alles nochmal lesen muss.
Was sich für euch verändert
In der Praxis zeigen sich folgende Veränderungen:
HR-Teams gewinnen Luft zum Atmen Wenn die Standardfragen weg sind, können sich eure Leute auf Dinge konzentrieren, die wirklich wichtig sind. Talentmanagement, Entwicklung, Kultur – Aufgaben, die euer Unternehmen voranbringen.
Mitarbeiter bekommen schneller Klarheit Statt “Ich schreib mal eine Mail und hoffe auf Antwort” – Antworten in Sekunden. Das schafft Vertrauen in eure HR-Prozesse.
Konsistenz steigt Wenn die gleiche Frage zehn Mal kommt, bekommen alle die gleiche Antwort. Keine Lücken, keine Fehler durch manuelles Tippen. DSGVO- und compliance-konform, ohne dass jemand das jedes Mal manuell prüfen muss.
Volle Transparenz Mit einem zentralen System seht ihr: Welche Anfragen kommen? Wie schnell werden sie bearbeitet? Wo gibt es Engpässe? Das gibt euch Kontrolle und Sicherheit.
Warum schnell.digital dafür der richtige Partner ist
Mit Erfahrung aus über 75 HR-Projekten im Mittelstand kennt das Team von schnell.digital, was in der Praxis funktioniert. Der Ansatz: Im HR-Bereich zählt nicht die Theorie – sondern das, was praktisch hilft.
Das ist der Grund für Vectense: Eine Plattform, auf der euer Team die Prozesse beschreiben kann, die es kennt. Nicht eine abstrakte Programmierung von außen – sondern eure HR-Leute verstehen jederzeit, was die KI tut und warum.
Datenschutz ist nicht optional. DSGVO-konform, EU-gehostet, euer Wissen bleibt bei euch. Auf Wunsch: On-Premise, nur bei euch.
Von der Analyse, über die Umsetzung, bis zum Live-Betrieb: schnell.digital begleitet euch. Gemeinsam wird das System kontinuierlich optimiert.
Nächster Schritt
Wenn ihr wissen wollt, wie viel Zeit euer HR-Team in Standardfragen verbrennt – unser kostenloser Prozess-Potenzial-Check zeigt euch in 3 Minuten, wo eure größten Hebel liegen.